Сменный график работы: что это, как организовать и рассчитать оплату

Какие есть виды сменного графика? Какой из них самый удобный и почему?

Статья 103 Трудового кодекса РФ говорит, что сменная работа (работа в 2,3,4 смены) вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (8 часов по производственному календарю), а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Таким образом, график работы предусмотрен для непрерывных производств (круглосуточный режим) или для производств, где смена превышает 8 часов рабочего времени.

В нашей практике мы сталкиваемся с работниками охраны, которые работают сутки/трое (например, с 8,00 текущего дня до 8,00 следующего дня и последующими 3-мя выходными днями), с сотрудниками складов, которые работают по 10-12 часов в день или в ночь (например, сотрудник работает первый день с 8,00 до 20,00, второй день с 20,00 до 8,00 следующего дня, далее отсыпной день и 2 выходных дня; затем график повторяется), со специалистами тех. поддержки, которые обеспечивают непрерывный (круглосуточный) процесс автоматики за счет работы по 8 часов в 3 смены (например, график сотрудника первый день с 8,00 до 17,00, второй день с 16,00 до 01,00 следующего дня, третий день с 0,00 до 8,00, далее отсыпной и 2 выходных). А есть и более сложные графики, где рисунок сменности имеет продолжительность более 10 календарных дней. Такие графики считаются весьма сложными и потенциально опасными как из-за нагрузки на здоровье и психическое состояние, так и потому, что работодателю необходимо круглосуточно обеспечивать безопасные условия труда работников.

Иногда в вакансиях мы встречаем описание режима работы как «график 2/2» или «3/3». С точки зрения Трудового кодекса, это не совсем корректно, т.к. чередование смен – это сложный процесс, заточенный на производственные потребности организации.

Какие ошибки чаще всего допускают работодатели при организации сменного графика, какие юридические нюансы важно учесть?
Есть ли у вас пример неудачного внедрения сменного графика?

Графики смен работы зависят от организации производственного процесса в каждой конкретной компании. Есть разница, идет ли речь о больнице или о магазине, работает ли магазин круглосуточно или, например, 12 часов. Исходя из организации производственного процесса в компании, выбирается соответствующий график.

Когда работодатель принимает решение о вводе сменного режима работы сотрудников, уже работающих сотрудников необходимо уведомить об этом за 2 месяца до изменений. За один месяц до перехода на новый режим работы сотрудников необходимо ознакомить будущим графиком работы под роспись и ответить на все их вопросы.

Одна из самых больших сложностей при вводе сменного графика – это его составление с учетом нормы производственного календаря и требований Трудового кодекса по годовой сверхурочной работе (120 часов). При составлении графика учитываются отпуска сотрудников, требования законодательства по еженедельному непрерывному отдыху (не менее 42 часов). а также личные особенности сотрудников (маленькие дети, многодетность, особенности здоровья). Если в организации есть профсоюзный комитет, он обязательно участвует в согласовании графика сменности.

Поэтому график типа "5 смен работаем, 1 отдыхаем" недопустим. Кроме того, продолжительность отдыха после ночной смены должна быть не меньше, чем удвоенная продолжительность этой ночной смены. Например, если ночная смена длилась 8 часов, то отдых после неё должен быть не менее 16 часов.

У нас нет примеров неудачного внедрения сменного графика, зато есть положительные примеры у наших заказчиков.

Например, когда мы оказывали услугу подбора персонала, один из наших заказчиков несколько месяцев не мог укомплектовать штат склада. Кандидаты не соглашались на вакансии из-за неудобного территориального расположения и сложной транспортной доступности.

Мы проанализировали обратную связь от кандидатов и выяснили, что им был бы удобен сменный график работы и организованная доставка. Передав эти комментарии заказчику, мы помогли ему быстро решить проблему с наймом. Внедрив сменный график и доставку, заказчик укомплектовал штат из 12 человек всего за 2-3 недели. Склад успешно работает по этому графику до сих пор. Это весьма эффективный способ решения кадровых проблем.

Как правильно рассчитать оплату при сменном графике и какие есть особенности?

Сотрудникам, работающим в сменном режиме, обязательно устанавливается суммированный учет рабочего времени, т.к. соблюсти государственную норму продолжительности рабочей недели (40 часов в неделю) довольно сложно. Нельзя устанавливать норму рабочего времени, например, 80 часов в неделю.
Работодатель обязательно определяет учетный период. Он может быть месяц, квартал, полугодие или год. Исходя из учетного периода подсчитывается время, отработанное сотрудников, и наличие в этом времени переработок или недоработок до нормы.

При выявлении переработок или недоработок и учетного периода, сотрудникам помимо выплаты заработной платы за месяц работы могут производится доплаты за сверхурочное время или за недоработку до нормы. Эта доплата производится в соответствии со статьей 152 ТК РФ.

Следует отметить, что саму заработную плату сотрудника удобнее считать не из расчета должностного оклада, а по почасовой тарифной ставке. Удобство особенно заметно, когда сотрудник работает в том числе в ночное время и за ночные часы производится отдельная доплата. Также по часовой тарифной ставке удобнее считать заработную плату в месяцах, где есть праздничные выходные дни.

Какие инструменты или программы помогают вам в управлении сменным графиком (например, ведение учета рабочего времени)?

Учет рабочего времени и правильная своевременная выплата заработной платы – одни из основных обязанностей работодателя.
Графики сменности мы формируем в программе 1С: Зарплата и управление персоналом. Программа позволяет наглядно увидеть плановое рабочее время сотрудников, соблюдение нормы, просчитать в кого из сотрудников график работы попадет на выходной праздничный день, сколько ночных часов будет у сотрудников и т.д. На сколько нам известно и в большинстве других компаний графики ведутся именно в 1С.

Фактический режим работы сотрудников может отличаться от графика. Кто-то заболел, у кого-то случились обстоятельства и смены перенесли на другие дни, ну и прогульщики, к сожалению, встречаются. Мы контролируем соблюдения графика различными методами: начиная от вахтера с журналом посещаемости и заканчивая высокоточными системами контроля доступа с турникетами и пропускными картами, датчиками движения и отпечатками пальцев.